Pievesestina, inaugurato il sistema automatizzato per il Magazzino Unico Farmaceutico

Un nuovo sistema di automatizzazione per il Magazzino Unico Farmaceutico ed Economale dell’Ausl della Romagna, per ridurre i rischi di errori nella prescrizione e somministrazione dei farmaci, per una migliore gestione delle scorte, e per razionalizzare i costi di struttura e del personale tecnico ed amministrativo. E’ stato inaugurato questa mattina a Pievesestina di Cesena, alla presenza del presidente della Regione Stefano Bonaccini, la nuova gestione informatizzata del Magazzino Unico che fornisce materiale di consumo a tutti i servizi dell’Ausl della Romagna e all’Irccs-Irst di Meldola, su un territorio di riferimento di circa 5.100 chilometri quadrati.

Situato all’interno del Centro Servizi dell’Ausl della Romagna, in posizione centrale rispetto alle principali strutture sanitarie romagnole, il Magazzino Unico si sviluppa su una superficie di 8.700 metri quadrati, di cui circa 6.200 dedicati alla logistica e 2.500 dedicati agli uffici.

Il Magazzino Unico Farmaceutico ed Economale ha rappresentato una delle prime tappe del percorso di concentrazione delle attività tecnico-amministrative che hanno portato alla costituzione dell’Ausl della Romagna. Nel 2015 è stata avviata la fase di implementazione dei sistemi automatici ed informatizzati attraverso un rapporto di partnership pubblico - privato con la collaborazione di un Raggruppamento Temporaneo di Impresa - composto da Formula Servizi Soc. Coop., Coopservice Soc. Coop. e Ciclat Soc. Coop. - che ha realizzato gli investimenti necessari allo sviluppo delle attività e alla gestione operativa, a seguito di una gara eseguita dall’Agenzia Regionale Intercent-ER.

Il fatturato del magazzino nel 2015 è stato di oltre 108 milioni di euro. A seguito della messa a regime del sistema automatizzato, si stima che il volume delle attività possa incrementare fino a circa 300 milioni di euro di fatturato all’anno.

Per ottenere i risultati attesi è stato necessario avere la disponibilità di alti livelli di informatizzazione e di tecnologie all’avanguardia. Gli obiettivi del progetto di reingegnerizzazione della logistica sono in primo luogo quelli di ridurre i rischi di errori di prescrizione, di dispensazione e somministrazione dei farmaci. Dal punto di vista logistico il progetto mira a ridurre i costi di struttura e di immobilizzo dei prodotti, razionalizzare le scorte e ridurre così i farmaci scaduti, anche attraverso la tracciabilità totale dei farmaci e dei dispositivi. Un procedimento che consentirà di migliorare ulteriormente la spesa farmaceutica e garantire una maggiore pianificazione delle attività.

"Nei territori si sta inziando a vincere la sfida dell’integrazione, della qualità, dell’innovazione e questo vale anche per la sanità - ha detto il presidente Stefano Bonaccini. "Dobbiamo continuare ad innovare, perché solo innovando si continua ad essere competitivi in un mondo globalizzato". "Quello che avete fatto in Romagna con la realizzazione di una unica Ausl è un modello esportabile, e state andando nella direzione giusta. Da noi la sanità deve restare un fiore all’occhiello. E’ una sfida. Inaugurazioni come questa di oggi ci confermano che questa sfida si può vincere".

"Inauguriamo un pezzo importante della nuova organizzazione sanitaria romagnola - ha detto il presidente della Conferenza Territoriale Sociale e Sanitaria della Romagna Paolo Lucchi -. La sanità della Romagna sta facendo importanti passi in avanti. E' come una macchina di formula uno che continua a correre, e a migliorare il tempo sul giro senza fare il pit stop. Se continuiamo a lavorare così avremo la certezza di una sanità di qualità, innovando e con la possibilità di continuare a far girare la macchina sempre un po’ più velocemente".

"Abbiamo inaugurato un'opera importante che non avremmo potuto realizzare se fossimo stati divisi - ha sottolineato il direttore generale dll'Ausl Romagna Marcello Tonini che ha aggiunto nel 2016 verranno nominati venticinque 25 nuovi primari". "Il Magazzino Unico Farmaceutico ed Economale dell'Ausl della Romagna - ha detto Gianluca Prati, responsabile Gestione Logistica e Magazzino Aziendale - è uno dei tre magazzini che in Italia gestiscono beni economali, farmaci e dispositivi medici ed è l'unico ad utilizzare tecnologie così all'avanguardia".

La reingegnerizzazione dei processi organizzativi - La gestione della logistica adottata dal Magazzino Unico dell’Ausl della Romagna si contraddistingue per la pianificazione ed il coordinamento del flusso dei materiali dal fornitore al reparto ospedaliero, come un sistema integrato piuttosto che come avveniva in passato, per la gestione del flusso di merci frammentato in una serie di attività indipendenti fra loro.

L’informatizzazione dei processi - Il Magazzino Unico dell’Ausl della Romagna è una struttura ad alta automazione tecnologica, ma soprattutto ad elevata informatizzazione della filiera logistica. È stata infatti implementata una suite di soluzioni software integrate per la gestione dell’intera catena di approvvigionamento, che riguardano i processi, le persone, l’organizzazione e la tecnologia. L’implementazione del sistema informatico è stato progettato  in un’ottica integrata con l’intera filiera logistica aziendale,  sviluppando in particolare l’integrazione con i flussi informatizzati del ciclo passivo con i fornitori di beni, in modo da inviare ordini informatizzati ai fornitori e ricevere dagli stessi documenti informatizzati su appositi protocolli di interfacciamento. Inoltre tutto il materiale consegnato dal Magazzino è tracciato in appositi bancali, roller e cassette dotati di specifici codici che consentono la completa tracciabilità dei medicinali, dispositivi e beni in esse contenuti, per tipo, quantità, lotto e scadenza. Una modalità questa che consente la piena integrazione con la gestione informatizzata dei trasporti su gomma ed i trasporti interni fino alla consegna al reparto per l’alimentazione semiautomatica degli armadietti informatizzati, in modo da favorire l’attività infermieristica nei processi di prescrizione e somministrazione informatizzata.

La gestione della Catena a freddo - Particolare attenzione è posta al rispetto delle normative in materia di conservazione e distribuzione dei medicinali nelle operazioni di gestione integrata dell'approvvigionamento. E’ stato implementato un sistema per l’identificazione, la tracciabilità totale e la storia termica di materiale anche durante le fasi di trasporto. Le cassette utilizzate per il trasporto dei medicinali a temperatura controllata sono dotate di apposito datalogger che trasmette le informazioni sulla temperatura della cassetta sia tramite sistemi remotizzati sia utilizzando smartphone per la lettura in tempo reale. Tutti i mezzi utilizzati per il trasporto dei materiali sono dotati di sistema di raffrescamento e riscaldamento in modo da garantire la conservazione dei prodotti alla temperatura prevista. Le temperature sono tracciate tramite appositi datalogger che trasmetto il dato attraverso sistemi gps.

Le tecnologie e le attrezzature - E’ stato effettuato un importante investimento in tecnologie e attrezzature. Il Magazzino Unico è dotato di: più di 3.000 posti pallet; 2.500 metri lineari di scaffali; oltre 14.500 vani di stoccaggio all’interno del sistema automatico verticale a vassoi rotanti per la movimentazione e lo stoccaggio di farmaci e dispositivi medici a temperatura controllata; un Sistema di sorting automatico per consolidamento e smistamento delle unità di spedizione in funzione del centro di costo richiedente; controllo in uscita su cinque baie di carico per verificare l’appropriatezza della spedizione per i vari centri di costo richiedenti. Per la movimentazione interna si avvale di 11 carrelli elettrici.

Vantaggi organizzativi ed economici - A seguito di gara eseguita dall’Agenzia Regionale Intercenter – ER, il servizio di gestione integrata del Magazzino è stato affidato ad un raggruppamento temporanea d’impresa. Questo innovativo modello di gestione punta a ridurre i costi e ad aumentare la qualità dei servizi resi. Ciò è reso possibile da una progressiva riduzione dei costi di gestione ottenuti grazie alla graduale riduzione del numero di magazzini locali (passando da 11 magazzini ad un unico magazzino) e dalla continua diminuzione del personale tecnico ed amministrativo occupato in attività logistiche e di magazzino. L’accentramento della gestione consente inoltre di qualificare ed omogeneizzare i prodotti gestiti: dal dispositivo medico di largo consumo e specialistico, al medicinale. Ridurre la variabilità delle referenze gestite consente a sua volta di ridurre i costi di gestione operativa, riducendo il numero di ordini da effettuare, di documenti di trasporto da ricevere, di picking da svolgere e di fatture da liquidare.  L’incremento della qualità dei servizi offerti è resa possibile da un approccio di gestione per processi attraverso l’utilizzo di procedure più efficaci. La centralizzazione consente infatti di incrementare gli strumenti tecnologici a disposizione, in modo da garantire evoluti percorsi di tracciabilità per farmaci e dispositivi medici, una maggiore pianificazione delle attività (riducendo la necessità di urgenze), un incremento delle referenze disponibili a scorta facilitando il processo di approvvigionamento dei reparti, una miglior razionalizzazione e qualità dei trasporti.