La Posta elettronica certificata (Pec) è stata istituita ormai più di 10 anni fa e nel tempo ha acquisito un'importanza sempre maggiore nel panorama europeo. La pec si tratta di un indirizzo di posta elettronica speciale, obbligatoria per aziende, Pubblica Amministrazione e professionisti, ma utilizzata anche dai cittadini per diverse ragioni. Vediamo nel dettaglio che cos'è la posta elettronica certificata.

Che cos'è la posta elettronica certificata?

La Posta Elettronica Certificata (Pec) è il sistema che consente di inviare e-mail con valore legale. Queste e-mail sono equiparate a una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla normativa.
Rispetto alla Posta Elettronica ordinaria, il servizio PEC presenta delle caratteristiche aggiuntive che forniscono agli utenti la certezza a valore legale dell’invio e della consegna (o mancata consegna) delle e-mail al destinatario:

• ha lo stesso valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno, con attestazione dell'orario esatto di spedizione;
• grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibile nessun tipo di modifica nè al messaggio né agli eventuali allegati.

La Posta Elettronica Certificata garantisce, in caso di contenzioso, l'opponibilità a terzi del messaggio.
Il termine "Certificata" si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore della casella PEC del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna. I gestori certificano quindi con le proprie "ricevute" che il messaggio:

• È stato spedito;
• È stato consegnato o non è stato consegnato;
• Non è stato alterato.

In ogni avviso inviato dai gestori è inserito anche un riferimento temporale che certifica data ed ora di ognuna delle operazioni descritte. I gestori inviano avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna) in modo che non possano esserci dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio. Nel caso in cui il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal gestore per 30 mesi, consentirà la riproduzione delle ricevute stesse con lo stesso valore giuridico.

Pec, un'alternativa alla raccomandata A/R

La Pec è dunque un’alternativa alla raccomandata A/R, poiché possiede lo stesso valore legale, e per spedire un messaggio tramite Pec non serve uscire da casa o dall’ufficio, perché si può spedire un messaggio di posta elettronica certificata con un PC o con i tradizionali dispositivi mobili.

Garanzia dell’integrità del contenuto e utilizzo della pec

Rispetto ai mezzi tradizionali, la Pec certifica la trasmissione e l’avvenuta consegna di un messaggio, ma ne garantisce anche l’integrità del contenuto rendendo lo strumento ancora più versatile e adatto a svariati utilizzi che vanno oltre la semplice trasmissione di un messaggio o di un file.

La PEC ha lo stesso valore legale della tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento, quindi consente l’opponibilità a terzi dell’avvenuta consegna (il valore legale è sancito dal DPR n.68 dell’11 febbraio 2005). Inoltre, è obbligatoria nel circuito degli scambi documentali previsti nell’ambito dei processi telematici.

Viene utilizzata in molte altre situazioni come:

• l’iscrizione a concorsi pubblici;
• la richiesta di informazioni alle PA nell’ambito delle regole di trasparenza;
• per scambi di dati tra mondo finanziario e Agenzia delle entrate.

Come ottenere una casella di posta elettronica certificata?

Una casella di Posta Elettronica Certificata con caratteristiche a norma di legge ma con offerte stabilite dal mercato può essere acquisita presso uno dei gestori pubblicati sulla pagina dedicata del sito AgID (Agenzia per l’Italia digitale).

Come accedere alla casella di posta elettronica certificata

È possibile scegliere la quantità di spazio della casella, i meccanismi di notifica della ricezione del messaggio, i servizi di gestione dei messaggi e delle relative ricevute con la possibilità offerta dal gestore di PEC di un servizio di conservazione digitale conforme alle norme primarie.

Accedere alla PEC è molto semplice, ed è gestito attraverso l’accesso ad una webmail. Per ogni scopo necessario è possibile richiedere al gestore di PEC i log delle trasmissioni e ricezioni dei messaggi al fine di avere prova di una avvenuta trasmissione o deposito nella casella del destinatario.

INIPEC: come cercare un indirizzo PEC?

Sul sito Inipec tenuto da Infocamere per conto del Ministero dello Sviluppo economico è possibile reperire gli indirizzi di Posta Elettronica Certificata di professionisti e imprese. L’indice viene aggiornato con i dati provenienti dal Registro Imprese e dagli Ordini e dai Collegi di appartenenza, nelle modalità stabilite dalla legge.

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